[Nbp] Gentle reminder FW: Påminnelse/reminder: Chalmers medarbetarundersökning/employee survey 2020

Mon Sep 7 18:19:33 CEST 2020

Dear All,

Please fill in the employee survey.

Best regards,
Eva.

From: Chalmers / Quicksearch <chalmers.medarbetarundersokning20 at mail.quicksearch.se>
Date: Friday, September 4, 2020 at 08:06
To: Eva Olsson <eva.olsson at chalmers.se>
Subject: Påminnelse/reminder: Chalmers medarbetarundersökning/employee survey 2020

English below
-------

Årets medarbetarundersökning på Chalmers

Med detta mail följer en länk till Chalmers medarbetarundersökning. Syftet med undersökningen är att ge dig som medarbetare möjlighet att delge din uppfattning om hur Chalmers fungerar som arbetsplats, hur det står till med ledarskap och utvecklingsmöjligheter, motivation och arbetsbelastning, konflikter och arbetsglädje.

Resultatet från medarbetarundersökningen ska användas för att utveckla och förbättra Chalmers som arbetsplats. Din medverkan är ett viktigt bidrag till det arbetet.

Undersökningen utförs av företaget Quicksearch. Quicksearch garanterar säkerhet och sekretess med avseende på hanteringen av själva enkätinsamlingen, hantering av resultat samt återkoppling. Du är anonym när du besvarar enkäten och ingen från Chalmers ser eller hanterar de besvarade enkäterna.

E-postadresser och en del bakgrundsvariabler har skrivits in i Quicksearch system och där fått ett indexerat nummer. Utskick sker via de indexerade numren, vilket innebär att Quicksearch aldrig kan se kopplingen mellan nummer, bakgrundsvariabler och mailadress. Indexeringen gör det möjligt för databasen att stämma av om de utskickade enkäterna besvarats eller ej. Bakgrundsvariablerna gör det möjligt att se hur exempelvis män, 40-50 åringar eller doktorander svarar. Det är värdefullt på Chalmersövergripande nivå då vi kan uppmärksamma skillnader eller mönster som kan föranleda särskilda åtgärder.

Chefer med fem eller fler medarbetare får ta del av resultatet för sina medarbetare, under förutsättning att minst fem personer har svarat. För 5-7 svarande medarbetare redovisas indexvärde, för 8 eller fler visas spridning. Undantag är några frågor om känsliga ämnen som diskriminering och trakasserier, vilka enbart kommer att redovisas på institutionsnivå/motsvarande.

Alla kommentarer som skrivs kommer att lämnas ut till respektive chef för att förtydliga resultaten och som stöd för analys och fortsatt arbete. Ingen chef kommer att kunna se vem som har skrivit vilken kommentar men texterna lämnas ut i sin helhet precis så som du skriver. Alla kommentarer översätts till svenska så din chef kan inte se vilket språk du använt.

Mer information om lagring av resultat och systemsäkerhet hittar du här. Quicksearch sparar materialet i 10 år.

Resultatet för hela Chalmers och alla enskilda institutioner/motsvarande kommer presenteras i slutet av september. Då vidtar nästa fas i arbetet som består i att analysera resultatet och ta fram åtgärder för att utveckla Chalmers.

Det tar ca 20 minuter att svara på alla frågor, du kan göra paus och stänga ner undersökningen för att komma tillbaka senare men du kan då inte ångra de svar du tidigare fyllt i. Du är anonym, ingen från Chalmers ser eller hanterar de besvarade enkäterna.

Vi ber dig svara på enkäten snarast, dock senast den 11 september kl. 23:59.

Du fyller i enkäten genom att klicka en gång på den blå länken:

https://dm.quicksearch.se/s/0236750244-169ae3

Om du har tekniska problem att genomföra undersökningen, kontakta Chalmers helpdesk på 6600.

Frågor om själva undersökningstekniken, hantering av enkätresultat mm; kontakta Sofia Wetterlund på Quicksearch: sofia.wetterlund at quicksearch.se<mailto:sofia.wetterlund at quicksearch.se>

Om du har frågor kring enkätens innehåll, syfte mm kontakta HR-avdelningen: survey at chalmers.se<mailto:survey at chalmers.se>

På intranätet finns information om den årliga medarbetarundersökningen samt några vanliga frågor och svar. Intranät<https://intranet.chalmers.se/arbeta-pa-chalmers/medarbetare/medarbetare/medarbetarenkat/>

Tack för din medverkan!

Stefan Bengtsson
Rektor

----------------------------

Chalmers’ employee survey

A web link to Chalmers’ employee survey is found below. I am writing this letter to invite you to participate in that survey. The purpose of the survey is to give you, as an employee, the possibility to express your view on your workplace, on leadership and development possibilities, motivation and workload, conflicts and work satisfaction at Chalmers.

The result from the employee survey will be used to develop and improve the working environment at Chalmers. Your participation is an important contribution to this process.

The survey is performed by the company Quicksearch. Quicksearch implements anonymity and secrecy of the survey results during the collection of survey results, when processing the results and during the feedback process. You are anonymous when answering the survey.

The e-mail addresses and some other data have been imported to Quicksearch’s system and have then been given a code. The distribution of surveys uses these codes and therefore Quicksearch can never tell which code and e-mail address that belong together. These codes give the database the possibility to check whether the distributed surveys have been answered or not. Immediately after distribution of the invitations e-mails, Quicksearh no longer has a way to link a survey record to an e-mail address. The preloaded data, such as gender, age and position, makes it possible to discover and follow groups at Chalmers that require special attention or measures. One such group is the PhD-students.

The individual records are stored for a period of 10 years by Quicksearch. Chalmers has only access to aggregated data, not to the individual records.

Managers with five or more employees will take part of the result of his/her group, but only if the survey has been answered by five or more employees. If you have 5-7 respondents in your group, the index value will be presented. If you have 8 or more you will also get to see the distribution of answers. The exception concerns a few questions with a sensitive character like discrimination and harassments. These questions will only be presented in a total result for the department or equivalent level.

All comments written in the survey will be presented to your manager in order to clarify the results and help the manager in his/her analysis process. No manager will ever see who has written what comment. All comments will be translated to Swedish, your manager will not know which language you have used.

The result for Chalmers as a whole and all departments/correspondent will be presented at the end of September. Then the next phase of the work, analyzing the result and developing actions to address any problems indicated by the survey, also begins.

This survey will take 20 minutes of your time. You can always take a break and close the survey and then just come back later, but you cannot return to questions that you have already answered.

We ask you to answer the survey as soon as possible, but no later than 11 September at 23:59

You participate by clicking the blue link:

https://dm.quicksearch.se/s/0236750244-169ae3

If you have any technical problems with completing the survey, contact Chalmers’ helpdesk on 6600.

For questions about the technical aspects of the survey, the handling of survey results etc.; contact Ms. Sofia Wetterlund from Quicksearch: sofia.wetterlund at quicksearch.se<mailto:sofia.wetterlund at quicksearch.se>

For questions about the content, or the purpose of the survey, please. Contact the HR department: survey at chalmers.se<mailto:survey at chalmers.se>

You can read more about the survey and find some FAQ´s on this page: www.chalmers.se<https://intranet.chalmers.se/arbeta-pa-chalmers/medarbetare/medarbetare/medarbetarenkat/>

<mailto:johanna.andersson2 at chalmers.se>Thanks for your participation!

Stefan Bengtsson
President of Chalmers University

-------------- next part --------------
An HTML attachment was scrubbed...
URL: <http://lists.chalmers.se/pipermail/nbp/attachments/20200907/cabb3b73/attachment.html>